Avec des mises en dossiers automatisées, la
communication par le courriel seul devient vite ingérable.

De simples fichiers partagés deviennent vite trop complexes à gérer.

Il est indispensable de disposer d'un mécanisme permettant de partager un calendrier, des tâches à accomplir et d'organiser de façon automatique des réunions par consultation automatique des plages libres de chacun.

Ces logiciels permettent de trouver un créneau horaire pour une réunion physique ou virtuelle en quelques clics, et sans déranger les personnes concernées. Chaque employé son agenda dans une grande base partagée : les informations sont à l'ensemble du groupe de travail; que ce soit sur les lieux de travail ou via Internet, un téléphone ou un P.D.A. suivant la solution mise en place.